1.Wie zijn wij en wat doen we?
Wij zijn igen Group B.V. (igen, ons en wij). De missie van igen is om het talent van jonge professionals te benutten. Dit doen wij door deze jonge professionals te helpen bij hun talentontwikkeling en hen in te zetten bij verschillende bedrijven op het gebied van gezondheidszorg, IT en techniek (onze Diensten). Je kan hier meer over vinden op www.igen.nl (onze Website). Dit doen wij vanuit meerdere werkmaatschappijen, waaronder maar niet beperkt tot igen B.V., igen Engineering B.V., igen Payroll B.V., Interfact B.V. en igen Solutions B.V. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle werkmaatschappijen van de igen Group.
2. Persoonsgegevens en privacywetgeving
Deze Privacyverklaring heeft het over Persoonsgegevens. Met het begrip Persoonsgegevens wordt alle informatie bedoeld waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van Persoonsgegevens zijn wij de Verwerkingsverantwoordelijke. Als je vragen hebt over het verwerken van jouw Persoonsgegevens die niet in deze Privacyverklaring worden beantwoord, dan kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring.
3. Welke Persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden gebruiken wij deze?
Als Verwerkingsverantwoordelijke kunnen wij jouw Persoonsgegevens verwerken in verschillende contexten. Wij verwerken jouw Persoonsgegevens als je potentieel geschikt bent om gedetacheerd te worden bij een opdrachtgever van igen (Potentiëlen), als je bij igen solliciteert (Sollicitanten), of als wij jouw Persoonsgegevens verwerken in algemene context (bijvoorbeeld wanneer je onze website bezoekt, of inschrijft voor onze nieuwsbrief). Tot slot verwerken wij jouw Persoonsgegevens als je bij één van onze partners of leveranciers werkt (Zakelijke Contacten).
Potentiëlen
| Persoonsgegevens | Doeleinde(n) | Grondslag(en) |
| Als wij online informatie over je opzoeken:
– informatie uit publieke bronnen, waaronder Indeed, Monsterboard, of LinkedIn (zoals opleiding, werkervaring, interesses, foto’s en kwalificaties); – contactgegevens (zoals emailadres of telefoonnummer); en – contacthistorie en -notities.
|
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– te bepalen of je geschikt bent voor een functie bij een van onze opdrachtgevers; – contact met jou op te nemen; – om latent werkzoekenden periodiek te kunnen heractiveren; en – ervoor te zorgen dat wij geen contact meer met jou opnemen. |
We mogen deze Persoonsgegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om je te benaderen voor onze Diensten. Na verloop van tijd verwijderen wij jouw Persoonsgegevens, tenzij jij toestemming geeft om jouw Persoonsgegevens langer te bewaren (zie bewaartermijnen).
Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van ons
Als wij Persoonsgegevens verwerken uit openbare bronnen, verwerken wij alleen informatie die relevant is voor onze Diensten.
|
Sollicitanten
| Persoonsgegevens: | Doeleinde(n) | Grondslag(en) |
| Contactgegevens:
– voornaam en achternaam, e-mailadres, adres en telefoonnummer. (*) |
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– contact met jou op te nemen in het kader van jouw sollicitatieprocedure. |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om in contact te komen (en te blijven) met jou in het kader van jouw sollicitatie. |
| Sollicitatiegegevens:
– informatie verstrekt door jou, zoals: Persoonsgegevens in jouw Curriculum Vitae en de motivatiebrief, kwalificaties, foto, geslacht en geboortedatum; – aantekeningen van sollicitatie interviews; – referentencontact (let op: als jij een contact opgeeft gaan wij ervan uit dat jij hiervoor toestemming hebt); en – informatie in openbare profielen, zoals LinkedIn en andere sociale netwerken (indien van toepassing). |
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– te beoordelen of je geschikt bent voor de functie bij ons of bij een van onze opdrachtgevers; en – door te geven aan onze opdrachtgevers op het moment dat wij een overeenkomst met jou (alleen als je solliciteert om gedetacheerd te worden bij onze opdrachtgevers). |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om jouw sollicitatie te verwerken en te beoordelen.Als jij solliciteert om gedetacheerd te worden bij opdrachtgevers, verstrekken wij deze Persoonsgegevens alleen als dit nodig is op basis van ons gerechtvaardigd belang om de Diensten te leveren. Wij geven dit van te voren aan en jij kunt altijd ervoor kiezen om deze Persoonsgegevens niet te laten verstrekken.
Wij verwerken alleen jouw Persoonsgegevens naar aanleiding van referenten als jij hiervoor jouw toestemming geeft. Als wij Persoonsgegevens verwerken uit andere bronnen dan vanuit jou, verwerken wij alleen informatie die relevant is voor de sollicitatie en jij de gelegenheid krijgt om op onze bevindingen te reageren. |
Zakelijke Contacten
| Persoonsgegevens | Doeleinde(n) | Grondslag(en) |
| Contact informatie:
– (Bedrijfs)naam, naam- en achternaam, email adres, telefoonnummer en contacthistorie.
|
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– de overeenkomst uit te voeren die wij hebben met de organisatie die jij vertegenwoordigt; en – in staat te zijn om contact met jou op te nemen over de diensten die worden afgenomen. |
Wij mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om de overeenkomst zo goed mogelijk uit te voeren (zoals: het contact met jou te onderhouden en bij te houden in onze administratie).
|
| Financiële informatie:
– (Bedrijfs)naam, email adres, bankrekeningnummer, overige informatie op de factuur. Let wel: dit zijn alleen Persoonsgegevens als deze informatie herleidbaar is naar jou als natuurlijk persoon. |
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– betalingen te verwerken en te beheren; en – in onze administratie op te nemen voor de Belastingdienst. |
Wij mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om de overeenkomst zo goed mogelijk uit te voeren (zoals: onze financiële verplichtingen nakomen en bij te houden in onze administratie).
Wij zijn daarnaast wettelijk verplicht om (een deel) van de Persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de Belastingdienst. |
Daarnaast verwerken wij de volgende Persoonsgegevens in algemene context:
| Persoonsgegevens | Doeleinde(n) | Grondslag(en) |
| Als je igen bezoekt:
Beelden opgenomen door beveiligingscamera’s bij de ingang van de igen-locatie op de eerste verdieping. De camera’s zijn gericht op de ingang en nooduitgangen van igen.
|
We gebruiken deze Persoonsgegevens:
– onze en jouw eigendommen te beschermen tegen onbevoegde personen; en – ter verdediging, instelling of onderbouwing van een rechtsvordering.
De camerabeelden worden alleen bekeken door personen belast met beveiliging |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om onze en jouw eigendommen te beschermen en ter verdediging, instelling of onderbouwing van een rechtsvordering.
|
| Wanneer je onze Website bezoekt:
– informatie over het gebruikte toestel-type om toegang te krijgen tot onze Website, IP-adres en informatie over het gebruikte browser-type, informatie over jouw websitegebruik (zoals: bezochte pagina’s). Let wel: wij verzamelen deze Persoonsgegevens ook met behulp van cookies en vergelijkbare technieken. Zie hiervoor onze Cookieverklaring.
|
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– de verbinding met onze Website technisch mogelijk te maken; – te communiceren in dezelfde taal als van de browser; – onze Website aan te passen aan het gebruikte apparaat; en – jouw gebruik van onze Website te analyseren om onze Diensten te verbeteren. |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om inzicht te krijgen in het gebruik van onze Website om onze Diensten te kunnen leveren en verbeteren, of omdat we jouw toestemming hebben verkregen om je gebruik van de Website te analyseren. |
| Wanneer je onze pagina’s op sociale media bezoekt:
– informatie van bezoekers die een comment achterlaten of op een andere manier iets op onze socialemediapagina plaatst. |
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– in contact te kunnen komen met bezoekers die iets achterlaten; en – de feedback op onze sociale mediapagina’s te kunnen gebruiken. |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om onze Diensten te verbeteren en bezoekers deze informatie deze informatie zelf openbaar hebben gemaakt.
Onze socialemediapagina’s worden ook beheerd door het sociale medium zelf. Bekijk hun privacyverklaring om te zien hoe zij je Persoonsgegevens verwerken wanneer je onze pagina’s bezoekt: LinkedIn: Privacyverklaring
|
| Wanneer je contact met ons opneemt:
– je naam, contactgegevens, en de inhoud van de communicatie.
|
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
– je vraag of klacht te behandelen; – je ondersteuning te bieden; en – onze Diensten te verbeteren aan de hand van jouw feedback. |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om jou verzoek/klacht te behandelen en onze Diensten te verbeteren aan de hand van jouw feedback. |
| Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief:
– e-mailadres;
|
Wij gebruiken deze Persoonsgegevens om:
onze nieuwsbrieven te versturen. |
Wij kunnen deze Persoonsgegevens verwerken omdat je ons toestemming hebt gegeven door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.
Daarnaast hebben wij een gerechtvaardigd belang om bestaande klanten – die betalen voor onze Diensten – informatie te sturen over soortgelijke Diensten. Hiervoor bieden we je een opt-out mogelijkheid aan. In elke nieuwsbrief wordt de mogelijkheid gegeven om je uit te schrijven. |
4. Verplichte informatie
Wanneer je onderdeel bent of wordt van onze Diensten, dan kan het verplicht zijn om bepaalde Persoonsgegevens met ons te
delen, zoals aangegeven met een (*). Deze informatie kan wettelijk verplicht zijn of wij kunnen deze Persoonsgegevens nodig
hebben voor het uitvoeren van een overeenkomst die je met ons wilt sluiten. Bijvoorbeeld, wanneer je je bij ons aanmeldt voor
een vacature. Wanneer je deze informatie niet deelt, dan kunnen wij (een deel van) onze Diensten niet leveren.
5. Hoe lang bewaren we de Persoonsgegevens?
Het is ons beleid om alleen Persoonsgegevens te verwerken die essentieel zijn om onze Diensten te leveren. Daarom bewaren wij de Persoonsgegevens alleen zolang wij ze nodig hebben voor bovengenoemde doeleinden. Daarvoor hanteren wij in ieder geval de volgende bewaartermijnen:
- Camerabeelden || We bewaren deze informatie 14 dagen na iedere opname.
- Persoonsgegevens van Potentiëlen en Sollicitanten || Wij bewaren deze Persoonsgegevens tot één jaar nadat wij
contact met je hebben opgenomen. Indien je toestemming geeft, bewaren wij jouw Persoonsgegevens voor 5 jaar. Bij geen of negatieve reactie op ons contact, bewaren wij alleen jouw naam en het feit dat je niet benaderd wilt worden, zodat wij jou niet opnieuw benaderen. Wij zullen jou regelmatig berichten sturen om jou te laten weten dat wij deze Persoonsgegevens verwerken en om te vragen of jij hier nog akkoord mee bent. - Persoonsgegevens van Zakelijke Contacten || Deze Persoonsgegevens bewaren wij tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst tussen jouw organisatie en igen.
- Informatie verzameld via onze Website || Deze Persoonsgegevens worden 6 maanden bewaard.
- Overige informatie || We bewaren andere Persoonsgegevens alleen voor zo lang als nodig is voor de doeleinden van de
verwerking wat wij van geval tot geval zullen bepalen.
In specifieke gevallen kunnen Persoonsgegevens langer worden verwerkt dan hierboven is vermeld. Dit zal met name gebeuren als wij deze Persoonsgegevens nodig hebben voor het instellen van een rechtsvordering of als wij op wettelijk verplicht zijn om de Persoonsgegevens te bewaren of delen.
6. Delen we jouw Persoonsgegevens met anderen?
Verwerkers
We maken voor het leveren van onze Diensten gebruik van partijen die de Persoonsgegevens namens ons verwerken (Verwerkers). Voorbeelden van onze Verwerkers zijn:
- Hostingpartijen;
- CRM-systemen.
Deze Verwerkers mogen de Persoonsgegevens alleen verwerken als wij daar instructies voor hebben gegeven en niet voor andere doeleinden. Met al onze Verwerkers hebben wij hiervoor een verwerkersovereenkomst gesloten.
Externe verwerkingsverantwoordelijken
Daarnaast kunnen wij Persoonsgegevens delen met partijen die de gegevens voor hun eigen doeleinden kunnen of moeten verwerken. Dit zijn:
- De Belastingdienst;
- Als je bij ons solliciteert, bedrijven waar jij mogelijk gedetacheerd zal worden.
Deze partijen handelen zelf als Verwerkingsverantwoordelijke voor de Persoonsgegevens die zij van ons ontvangen en verder verwerken.
Afgezien van het bovenstaande zullen we jouw Persoonsgegevens niet delen met derde partijen – tenzij we hiertoe wettelijk verplicht zijn.
7. Exporteren gegevens buiten de Europese Unie (EU)
Wij zullen alleen Persoonsgegevens overdragen naar partijen buiten de EU, als één van onze Verwerkers buiten de EU is gevestigd. De Persoonsgegevens zullen in dat geval alleen overgedragen worden naar landen en/of partijen die een adequaat beschermingsniveau bieden dat voldoet aan de Europese standaarden. De overdracht van gegevens buiten de EU zal altijd gebeuren in overeenstemming met de AVG (hoofdstuk 5). Je kan contact met ons opnemen als je meer informatie wilt hebben of een kopie van de voorzorgsmaatregelen die zijn genomen.
8. Websites van derde partijen
Je kan (hyper)links op onze Website aantreffen die linken naar de websites van partners, leveranciers, adverteerders, sponsoren, licentiegevers of andere derde partijen. We hebben geen controle over de inhoud of de links die verschijnen op deze websites en we zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van websites gelinkt naar of van onze Website. Daarnaast kunnen deze websites, inclusief hun inhoud en links, constant veranderen. Deze websites kunnen hun eigen privacyverklaringen, gebruikersvoorwaarden en klantenbeleid hebben. Het browsen en interactie op elke andere website, inclusief websites die zijn gelinkt naar of van onze Website, vallen onder de voorwaarden en het beleid van die website.
9. Uw rechten en onze contactgegevens
Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken. In Nederland is de toezichthouder op de AVG de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
10. Wijzigingen Privacyverklaring
Wij zullen van tijd tot tijd deze Privacyverklaring updaten. Check daarom regelmatig of onze Privacyverklaring is aangepast. De
nieuwe Privacyverklaring is direct van toepassing wanneer deze op onze website wordt geplaatst. Bij wezenlijke veranderingen
aan de Privacyverklaring zal dit worden vermeld op onze Website en zullen wij je hierover informeren (als wij jouw contactgegevens hebben).
11. Vragen en feedback
Wij controleren regelmatig of we aan deze Privacyverklaring voldoen. Als je vragen hebt over dit Privacyverklaring, kan je contact met ons opnemen door een e-mail sturen aan privacy@igen.nl, waarop wij zullen proberen binnen 14 werkdagen te reageren.